Situation de crise, Comment réagir? Quelques conseils!

Depuis maintenant plus d’une semaine, nos vies ont changé!
Nous sommes dans une réelle et violente perturbation. Notre quotidien, notre environnement, tout ce qui fait ce que nous sommes et que nous avions l’habitude de faire sans nous en rendre compte a été stoppé, modifié en profondeur. Nos structures sont en danger d’urgence absolue. Au delà de nos structures, ce sont nos équipes, nos parties prenantes, leurs équipes qui sont concernées, impactées et engagées.
Cet article n’est qu’une synthèse qui ne se veut pas exhaustive. Elle est le fruit du regroupement de réflexions issues d’organisation d’entrepreneur(e)s qui sont debout et prêt à relever le défi de la reprise (les idées ci-dessous ont pour origine les associations SAGESSE, le CJD, le MEDEF et le SYRPIN).
Pour traverser cette crise soyons pratiques et concentrés, 3 axes de travail:

  • Gérer les Finances
  • Manager ses équipes
  • Préparer dès maintenant la sortie de crise

1. Gérer les finances

Le gouvernement annonce la création de fonds à hauteur de plus de 400 milliards d’euros pour soutenir l’économie par le biais de différents dispositifs. Il faut agir le plus vite possible. Tous les services de l’états et des banques sont saturés. Voici un nombre de mesures concrètes à réaliser immédiatement :

  • Urgence : faire une réserve de trésorerie. Attention faire des réserves de trésorerie ne veut pas dire ne pas payer ses fournisseurs. Nous sommes tous liés, nous devons la jouer collectif comme nous le faisons dans nos entreprises respectives. Si de même, vous souhaitez demander un report de vos loyers professionnels sachez également que cette mesure va également avoir un impact fort sur votre partie-prenante qu’est votre propriétaire. L’état a également communiqué sur le report des charges d’électricité et d’eau, idem pour ces sociétés qui certes ont plus de santé financière mais attention à la gestion de l’équilibre car indirectement ça finira toujours par se retrouver sur nos impôts ou toutes autres contributions.Soyons tous responsables!
  • Reports des charges fiscales et sociales : voir avec votre partenaire expert-comptable ou allez directement sur le site URSSAF. Un simple mail de demande à l’URSSAF permet de bénéficier de ce dispositif (conservez bien ce message).
  • Payer la TVA ! (Attention : les impôts indirects tels que la TVA ne sont pas concernés (déclaration de Bruno LEMAIRE le 17/03/2020).
  • Suspendre le paiement des impôts directs : Pour le faire réaliser une simple déclaration aux impôts.
  • Faire un business plan de son entreprise avec l’option la plus catastrophique : A la fin de la crise, l’état fera une évaluation des entreprises pour voir si ce report se transformera en annulation. Ce sera vu au cas par cas. Identifiez dès maintenant le dispositif qui sera mis en place.
  • Prêt auprès des banques : en cas de besoin, demander à la banque un prêt pour assurer la trésorerie. L’état va garantir 300 milliards d’euros les prêts accordés par les banques aux entreprises en nécessité. Attention, pensez qu’il faudra 3 semaines pour les banques pour traiter les demandes en raison du fonctionnement dégradé de leurs équipes back-office .Si vous avez plusieurs banques sollicitez les toutes en proportion des flux habituels que vous réalisez avec chacune d’elle. Concernant les banques, répartissez votre argent sur plusieurs comptes ne dépassant pas les 100K euros. Garantie de l’état en cas de problème.
  • Report de vos échéances de vos prêts bancaire Vous pouvez également demander un report de vos échéances de vos prêts en cours. Échanger avec votre banquier, attention à ne pas se mettre en position difficile à gérer par la suite. Il existe la cellule banque de France de médiation bancaire. Ces cellules ont une écoute importante vis à vis des entreprises cependant là aussi comme les autres services de l’état, il y a embouteillage de demandes.
  • Prêt auprès de la BPI La BPI met en place le Prêt garanti État : un dispositif ouvert à tous les secteurs d’activité .Vous retrouverez les modalités d’attribution au lien suivant sur le site de la BPI. Ce prêt pourra représenter jusqu’à 3 mois de chiffre d’affaires 2019 de l’entreprise, ou deux années de masse salariale pour les entreprises innovantes ou créées depuis janvier 2019
  • Marchés publics d’états : pas de pénalités en cas de retard de livraison
  • Attention : le risque d’impayé augmente en toute situation de frilosité générale: Suivre de près les règlements clients. Mettre en place les procédures appropriées avec les équipes qui suivent les paiements. Sensibiliser et fortement mobiliser vos équipes sur le sens majeur pour la survie de l’entreprise qu’est la gestion de l’activité de recouvrement des créances clients (forces comptable et commerciale toutes unies pour l’entreprise).

2. Manager vos équipes

Dans cette période exceptionnelle, il est fondamental de gérer le plus rapidement possible l’aspect RH avec une ligne directrice claire, maintenir le lien de proximité, de créer la cohésion dans l’entraide et définir une façon commune de travailler.

· Management des Ressources Humaines :

Vous pouvez demander l’interruption du prélèvement URSSAF. Il y aurait 3 mois de grâce sans pénalité (Source : Medef). Le télétravail à 100% en dehors des sites de production ou chantiers quand c’est encore possible d’y accéder est plus que recommandé. Deux possibilités en fonction de votre activité et la façon dont vous souhaitez gérer la crise, vous avez la main sur le sujet :

  • Option 1 : Mettre immédiatement tous les collaborateurs en chômage Partiel. Nous ferons les comptes après, même si les collaborateurs ont dû travailler : Le gouvernement a ouvert ce dispositif qui indemnise un salarié à hauteur de 70% du salaire brut et 84% du salaire net, avec une contribution de l’état à hauteur du SMIC. En début de crise l’état a annoncé qu’il prendrait 100% du chômage partiel dans la limite du 4,5 SMIC. D’ores et déjà, l’état et le ministre du travail a annoncé que de nombreux contrôles seront réalisés post crise. Nous vous recommandons de préparer une argumentation appuyée du bien fait de la mise en place de l’activité partielle. A vous de constituer un dossier de preuves (mails d’annulation de commande, baisse de CA, annulation de chantier, mail de fermeture des clients, des fournisseurs, indicateurs économiques). Les entreprises ont un délai de 30 jours pour déposer une demande.
    Pour la mise en place de l’activité partielle, faire la demande en ligne, réponse dans les 48h. Attention, si le système est saturé, envoyer un AR. Pensez également à contacter votre partenaire informatique pour mettre en place le paramétrage de l’activité partielle. Comme toute demande d’ajustement de paramétrage de votre solution Paie, pensez à bien recetter ces ajustements vis à vis des textes. faites bien vos vérifications. Vous retrouverez au lien suivant une vidéo de 40 minutes mise à votre disposition gratuitement pour présenter ce dispositif de l’activité partielle et son paramétrage dans la solution SAGE 100C PAIE. Vidéo disponible sur Ma Solution Elearning.
  • Option 2 : Maintenir l’activité car votre secteur n’est pas ou pas encore touché et que vous ne souhaitez pas de report. Attention à la trésorerie. Si vos équipes sont obligées de se déplacer dans vos locaux où sur tous autres lieux d’exécution de leur travail, vous devez compléter et remettre à chaque salarié la nouvelle attestation de déplacement obligatoire intégrant également l’attestation employeur. Toutefois, il semble que le fait d’avoir l’attestation entreprise et encore l’attestation individuelle de déplacement facilite les contrôles de circulation. Le document de déclaration individuelle de déplacement a récemment évolué pour intégrer des motifs de déplacement supplémentaires ainsi qu’un horodatage de la sortie de son domicile. Les anciennes attestations sont encore valables. Il est nécessaire par contre de rajouter l’heure de sortie du domicilie.
    • Autre option à court terme : Demander aux collaborateurs de prendre leurs congés, RTT et autres contrats temps. il est important d’échanger avec ses équipes, leur faire prendre conscience que la situation est unique et insolite. L’entreprise a des responsabilités vis à vis de ses équipes, ces dernières ont également des responsabilités envers elle. Soyons solidaires. A la reprise, il sera nécessaire de se retrousser les manches pour gommer/minimiser la période de cette crise sanitaire. Il ne s’agira pas de penser à partir, d’utiliser ses CP pour profiter de la liberté après cette période de confinement difficile pour tout le monde. Profitons de cette période pour tous bien nous reposer pour revenir plein d’énergie.
  • Salaires : Préparer les payes de Mars sur la base du mois de février.
  • Information des salariés : Urgent : créer un moyen de communication dédié à COVID 19 ou un FAQ pour faire en sorte que les collaborateurs puissent poser les questions sans saturer les RH et  le management sur les questions pratiques

· Motivation des collaborateurs :

  • Rassurer vos équipes par de la visibilité de votre part : rester sur le pont et engager au prêt d’eux. Être exemplaire en tant que dirigeant et en tant que citoyen dans la protection sanitaire. Préserver les personnes en limitant les déplacement et que ceux-ci puissent se faire en toute sécurité.
  • Partager votre analyse de la situation et vos actions concrètes, également sur le plan financier avec la juste posture, ni trop optimiste ou trop pessimiste.
  • Faire des communications régulière par email ou autre pour les tenir informé régulièrement de vos décisions (celles qui les impactent directement et celles qui impactent l’entreprise).
  • Etre attentif à vos équipes, garder le lien d’autant plus que le confinement durera 6 semaines minimum. Souciez vous de leur moral, de leur santé et des difficultés à être confinés (travail et garde des enfants) + recommander les à soutenir le mouvement national et international : confinement = coup de frein sur la propagation du virus et un espoir de reprise plus rapide.
  • Garder le lien avec toutes vos parties prenantes externes clés : Appeler tout le monde pour garder le contact et convenir de la manière de travailler (clients, partenaires, candidats…). Montrer que vous êtes présent par votre communication et par téléphone pour prendre des nouvelles. Soyez bref, attentif, sincère et dans l’entraide. C’est un moment unique de renforcer ou gagner la confiance des clients
  • Télétravail : Faire un état des lieux sur l’équipement des collaborateurs en ordinateur, tablette (y compris privé) pour organiser le télétravail pour les entreprises qui ne s’étaient pas organisées auparavant. Le tout digital pour éviter d’imprimer.
  • Travail sur site : Lorsque vos équipes sont en production, assurer que les collaborateurs aient un imprimé pour se rendre sur le lieu de travail + garantir tous les points de sécurité sanitaire sur site et les soutenir par rapport à celles et ceux qui peuvent rester chez eux + Rassurer les collaborateurs en partageant des règles de vie pour les personnes qui doivent être sur site (réception des colis …) Les gestes barrières doivent être adoptés et respecter scrupuleusement.
  • Réunion à distance : S’entrainer à faire toutes les réunions à distance : Go to meeting, Zoom (possibilité d’enregistrer une présentation et l’envoyer si cela n’est pas confidentiel : connexion avec Outlook pour faire directement les invitations) et Teams qui est dans le Pack Office 365.
  • Soutien : Créer une cellule de soutien entre pairs dans l’entreprise et/ou un système d’alerte pour gérer l’anxiété : certaines personnes peuvent avoir un terrain compliqué.
  • Vie des collaborateurs : rester chez soi peut créer de l’isolement si le collaborateur est seul ou quelques challenges de vie commune pour celles et ceux qui sont en famille ou co-loc. Il peut être judicieux de faire faire un groupe de partage « trucs et astuces » si ce n’est pas déjà fait.

3. Préparer et manager dès maintenant la sortie de crise

Cette crise est l’opportunité de travailler dès maintenant sur l’après-crise. La posture proposée permet de gérer l’urgence et le court terme tout en préparant son entreprise ou son écosystème à sortir plus fort, plus agile et plus adapté dans notre monde en mutation. C’est l’opportunité avec ses équipes de :

  • Profiter de cette crise pour travailler sur des sujets de fond à distance et en collaboratif avec toutes  les personnes de son entreprise. (Ex : mise à jour de base de données, faire vivre le site internet, réactualisation des profils LinkedIn de l’entreprise et des collaborateurs, communication de l’entreprise, organisation du travail…),
  • Travailler le marketing de son entreprise,
  • Optimiser ses outils de gestion et de pilotage,
  • Créer une TODO LIST à partir des idées des collaborateurs,
  • Faire un plan de modernisation de son entreprise, en particulier sur la digitalisation,
  • Former ses clients à distance : nouveau logiciel, produit technique,
  • Former ses collaborateurs,
  • Préserver le moral des équipes et utiliser ce temps confiné à la maison pour la formation et se ressourcer .

Créer une culture avec nos équipes capables d’affronter l’inconnu : reconnaître celles et ceux qui ont pris des initiatives pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise et l’efficacité/confort des collaborateurs.
Cette crise est l’occasion de libérer les énergies, créer de l’engagement et la soif de réussir ensemble.

Faisons de cette contrainte une opportunité!

Prenez soin des autres et de vous: Restez chez vous!